Submit offer Eversay AI Eventassisten

GENERAL INFORMATION: 
Eversay AI Eventassistent
Your company’s name:  Eversay ApS 
Address:  Kærulven 15
CVR nr.:  44567989
Date:  06. oktober 2025
Deadline for tender:  31. oktober 2025
For further questions, contact info:  
Eversay ApS
Contact: Rikke Myung
Email: rm@eversay.dk | Tlf.: 29922234

Eversay
Målet med Eversay er at bygge den næste store social- og eventplatform, der
hjælper værter med at skabe mere meningsfulde gæsteoplevelser og reducere
planlægningsstress, fra bryllupper og konfirmationer til erhvervsarrangementer.
Vores mål er at skabe flere ægte forbindelser og relationer, og platformen gør
det nemt at invitere og introducere gæster for hinanden, skabe overblik, og dele
minder og gøre det lettere at interagere før, under og efter selve eventet.
Med fokus på europæiske standarder inden for blandt andet datasikkerhed og
AI-etik, bygger vi en ny type event-app, hvor mødet mellem mennesker
understøttes af teknologi på bedste vis.

Projektbeskrivelse
Som en del af platformens kernefunktionalitet ønsker vi at integrere en AIbaseret eventassistent (arbejdstitel: “Sparkle -the unicorn assistant”), der kan:
- Hjælpe værter med at planlægge og strukturere deres event.
- Skabe personaliserede introduktioner og icebreakers mellem gæster.
- Understøtte løbende kommunikation og interaktion både før, under og
efter eventet.
-Sikre, at data håndteres sikkert og i tråd med europæiske retningslinjer
for etik og privatliv.
AI-assistenten skal fungere som en digital co-host, der kan foreslå aktiviteter,
skabe kontekstrelevante beskeder, opsummere minder og hjælpe både gæster
og værter med at få mest muligt ud af eventet.

Vi søger sparring og teknisk rådgivning i forhold til:

Hvordan generativ AI kan anvendes til at skabe naturlige og
meningsfulde interaktioner mellem gæster.
Vi ønsker at forstå, hvilke metoder og teknologier der bedst kan
understøtte introduktioner, samtaler og små interaktioner mellem
fremmede. Konsulenten skal hjælpe os med at identificere konkrete
use cases og afgrænse, hvordan AI kan skabe værdi uden at tage over.

Hvordan assistenten kan personalisere oplevelsen baseret på
eventtype, deltagerprofil og kultur.
Vi vil lære, hvordan man kan designe systemer, der kan tilpasse sig
forskellige eventformater (fx bryllupper, konfirmationer og
konferencer), og samtidig være følsomme overfor gæsternes
relationer, alder, sprog og kulturelle baggrund.

Hvordan vi sikrer en etisk og sikker arkitektur.
Vi har brug for rådgivning i, hvordan man implementerer løsninger, der
lever op til europæiske krav for datasikkerhed og AI-etik. Et vigtigt
læringsmål er at få praktisk indsigt i privacy-by-design og ansvarlige
AI-principper, så vi kan balancere innovation med sikkerhed og tillid.

Identifikation af relevante teknologier, AI-modeller,
systemarkitektur og dataflows.
Vi ønsker indsigt i, hvilke teknologiske byggesten der er mest
hensigtsmæssige, og hvordan dataflows bør struktureres, så løsningen
kan skaleres på sigt. Fokus er på at få en køreplan, ikke fuld
implementering i denne fase.

Afgrænsning af automatisering vs. menneskelig styring.
Vi ønsker hjælp til at definere, hvor AI kan overtage (fx forslag til
icebreakers eller opsummering af fotos/minder), og hvor værten altid
bør have kontrol. Et centralt læringspunkt for teamet er at kunne
skelne klart mellem AI-støtte og menneskelig værtsrolle.

Projektmål
Udvikle en tidlig AI-prototype med 1–2 nøglefunktioner, som kan
testes på kommende events.
Øge teamets viden om, hvordan AI kan understøtte interaktion og
samhørighed, gennem workshops og sparring.
Udarbejde et arkitekturkoncept og en teknisk køreplan for en
skalerbar løsning.
Få konkrete anbefalinger til ansvarlig AI og datasikkerhed, så
principperne kan integreres i videreudviklingen.
Opbygge intern viden, så teamet selv kan drive udviklingen videre og
samarbejde effektivt med eksterne partnere.

Succeskriterier
At teamet efter projektet har opnået (viden om):
Hvordan en funktionel early prototype af AI-eventassistenten, bygges
og testes på udvalgte events.
En praktisk forståelse af, hvordan AI kan skabe værdi i eventoplevelser,
både teknisk og interaktionsmæssigt.
En klar køreplan for, hvordan arkitekturen kan udvikles og skaleres
fremadrettet.
Konkrete anbefalinger til ansvarlig AI-brug og datasikkerhed, som kan
omsættes direkte i den videre udvikling.
Opbygget intern kompetence, så teamet kan tage næste skridt uden at
være afhængig af ekstern rådgivning alene.

Budget og tilbudsspecifikation
Projektet har et maksimalt budget på 43.000 kr. ekskl. moms.

Det skriftlige tilbud skal som minimum indeholde:
Dato for afgivelse af tilbud
Kort præsentation af tilbudsgiver inkl. CVR og kontaktoplysninger
Forslag til løsning af opgaven
Pris for løsning af opgaven
Forventet opstartsdato
Vilkår for tilbuddet